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Excel工作薄共享技巧下如何合并不同员工的工作薄

 

作者:花花来源:部落窝教育发布时间:2021-05-27 11:21:49点击:442

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编按:
Excel工作中,工作薄共享是一个很常用的办公技巧。比如在每个公司员工填好数据以后,财务或人事需要把无数张不同数据的工作薄合并在一起。最笨的方法是把一张张表格复制粘贴,机智的办法是用vlookup函数去查找匹配,又或者用VBA。但是真正的Excel高手会用最简单的办法处理最繁琐的问题,那就是——共享工作薄下的【自定义合并工作薄】!

 

 

前言:

提到文档比较与合并功能,经常使用办公软件的小伙伴们一定知道Word软件自带的此项功能(见下图),可是极少数同学知道Excel其实也有比较与合并功能!

 

 

哈喽,大家好,这里是部落窝教育,我是花花,很高兴和你一起学习Excel教程,今天我们来学习一下Excel软件如何使用比较与合并的功能,该功能可以用于办公中共享工作薄,多人协作一份文件。话不多说,下面直奔主题,来看看怎么设置的吧。

 

01. 自定义合并工作薄选项卡

单击文件选项卡,找到Excel选项,选择自定义功能区,新建选项卡,对新建选项卡重命名为【合并工作薄】,回到功能区页面就会发现新增了一个名叫【合并工作薄】的选项卡出来了。

 

 

02. 添加自定义功能

Excel选项卡中继续选择自定义功能区,选择【不在功能区中的命令】,找到【保护共享(旧版)】和【比较和合并工作薄】两个功能添加到第一步时自定义的合并工作薄选项卡中。

 

 

添加OK后回到功能区页面查看就会多了两个按钮出来,这时可能有小伙伴会问到为什么【比较与合并工作薄】按钮是灰色的,因为目前还没有设置工作薄共享,所以请继续往下看。

 

 

03. 多人协作数据准备

准备好一份老板让你处理的表格模板,比如下图中业务员的季度销售数据统计清单,你需要将格式设置好以后把表格发送给公司所有同事去填写,最后回到你这里进行汇总。

 

 

常规的笨办法可能是让业务员填写好以后,你再每条复制粘贴过来,机智一点的小伙伴可能会用VLOOKUP函数去查找匹配,又或者用VBA。今天给大家介绍一下更简单的处理办法。基本秒杀刚刚所说的操作。

 

04. 保护共享工作薄

表格模板建立好后,打开合并工作薄选项卡,激活【保护并共享工作薄】按钮,在弹出的对话框中勾选,实现跟踪修订方式共享。这时,工作薄上面就多了【已共享】三个字样。

 

 

文档设置共享后,就可以记录修订内容了。注意该模板保存的初始状态和需要分发出去的文件不要混淆了。

 

05. 文档分发

将刚刚共享好的文档,发给每个销售人员填写各自的销售数据(这里也可以理解为四个人协同工作处理一份文件)。每个业务员收到文件后打开在对应自己的数据行中更新填充数据。

 

 

06. 文件重命名

当每个人文档编写好后按照各自的名字对工作薄进行重命名后传回,重命名的原因是避免因为同一个工作薄名字导致文件被覆盖。

 

 

07. 比较与合并工作薄

收到大家传回来的工作薄后,打开手上最开始的那份【共享工作薄】在功能区打开【合并工作薄】选项卡,这时可以发现【比较和合并工作薄】按钮已经高亮显示了,选择【合并工作薄】按钮,按住键盘上的Ctrl键选择销售员传回的多份文档,会发现自动的将多份文档中的数据合并到一个文件中了。

 

 

这个功能是不是很完美,以后再遇到类似的多人协作的文档时,只需要把模板设置好后,共享分发给大家填写,最后用“比较和合并”功能即可轻松完成。小编演示的软件是Office365,如果您使用的是WPS或者低版本软件会存在一定的差异哦。以上就是今天跟大家分享的内容,感谢大家耐心看完,希望大家能够喜欢,别忘了点赞关注哦~

 

编后语:

再长的路,一步步也能走完;再短的路,不迈开双脚也无法到达。

学习从现在开始!!在操作过程中如果您有疑问,或者您有想学习的Excel知识(不限软件),欢迎到微信公众号里留言。

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我们下期再见!

 

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