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Excel跨文件查询与泄密

 

作者:小窝来源:部落窝教育发布时间:2024-01-12 18:39:48点击:498

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编按:

跨文件查询的工作簿在保存时需要特别小心。因为,很可能你不知不觉就会造成文件泄密。个中缘由,恰好能回答一些朋友遇到的奇怪问题:为何没有引用的外部原始文件(数据)仍然可以查询数据?

 

为何没有引用的外部原始文件(数据),表格仍然可以查询?

为何说跨表查询的Excel表格存在更大的泄密风险?

小窝今天就来说说。

 

Excel不但可以跨单元格查询,还可以跨文件(工作簿)查询。

譬如下方成绩查询。查询表属于文件“21-1-12.xlsx”,成绩数据属于文件“成绩汇总.xlsx”。

 

 

当前是多条件查询,查询方法很多,小窝采用数组相乘的方式进行查询。

C2中输入公式=MAX((A2='D:微信文章[成绩汇总.xlsx]Sheet1'!$A$2:$A$88)*($B$2='D:微信文章[成绩汇总.xlsx]Sheet1'!$B$2:$B$88)*'D:微信文章[成绩汇总.xlsx]Sheet1'!$C$2:$C$88)然后下拉即可查询。

 

图形用户界面, 应用程序, 表格, Excel
描述已自动生成

 

注意,我们当前只查询了前4个人的数学成绩!!!记着这点。

 

接下来的查询文件保存很关键。不同的保存设置将决定收到查询文件的人是只能看到当前4个人的数学成绩,还是能看到所有人的所有成绩。

 

为了直接感受变化,请下载素材跟着小窝一起操作。

1.可以继续动态查询引用所涉及的所有数据

打开“24-1-12(1).xlsx”文件,继续下拉填充查询公式,会弹出“更新值:成绩汇总.xlsx”对话框,直接单击取消即可查看其他人的成绩。

 

图形用户界面, 应用程序, 表格, Excel
描述已自动生成

 

关闭文件。

2.可以查看公式与已完成的查询数据但无法继续查询

打开“24-1-12(2).xlsx”文件,执行前方相同的操作,无法查看其他人的成绩。

 

图形用户界面, 应用程序, 表格, Excel
描述已自动生成

 

3.只能查看已查询的数据

打开“24-1-12(3).xlsx”文件。单击C5单元格,没有公式,当然就无法查看其他人以及其他科目的成绩。

 

图形用户界面, 应用程序, 表格, Excel
描述已自动生成

 

当大家在打开上面的文件时,手里并没有“成绩汇总.xlsx”这个文件。那为何会出现3种不同的结果呢?

 

第一种:保存前勾选了“保存外部链接数据”

在“文件 — 选项 — Excel选项 — 高级”的“计算此工作簿”下,Excel默认勾选了“保存外部链接数据”。启用该选项,保存时会将表格中引用的外部原始数据打包存储到文件结构中(不是工作表中)方便脱离原始数据查询。

因此,即便你手里没有表格引用的原始数据文件,你也可以继续查询。

 

图形用户界面, 文本, 应用程序
描述已自动生成

 

打开“24-1-12(1).xlsx”文件,单击含查询公式(或数组运算)的单元格,从公式中复制任一查询路径,如“'D:微信文章[成绩汇总.xlsx]Sheet1'!$C$2:$C$88”,然后再空白单元格中输入等号后粘贴路径并回车,就可以得到被引用的外部数据。

 

图形用户界面
中度可信度描述已自动生成

 

如果外部原始数据是需要保密的,那么当前就泄密了。

 

第二种:保存前取消了“保存外部链接数据”的勾选。

如果取消“保存外部链接数据”的勾选,则保留公式中的外部链接路径,但不会将引用的外部数据保存到当前文件的结构中。因此,如果你没有引用的外部文件,就无法继续查询。

 

图形用户界面, 文本, 应用程序
描述已自动生成

 

第三种:保存前断开链接

单击“数据”选卡中的“工作簿链接”(有些版本为“编辑链接”),在出现的窗口中可以看到当前表格所引用的外部文件。

 

图形用户界面, 应用程序
描述已自动生成

 

单击“全部中断”可以让所有引用了其他工作簿的数据变成具体的值。效果等同选择性粘贴为值,公式消失,链接消失。如果只想断开某个文件的链接,则可以单击文件,然后选择“断开链接“。

 

文本
描述已自动生成

 

Ok,今天的分享就到这里。对于为何没有外部原始文件(数据)仍然能查询、为何跨表查询的文件存在更大泄密风险,大家应该都明白了吧?

请分享和点赞,让更多朋友免于Excel泄密风险。

 

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