编按：

“数据验证”功能在Excel2010及以前版本中叫做“数据有效性”。这个功能的用处是验证用户输入到单元格的数据是否有效，可以限制输入数据的类型或范围，防止用户输入无效数据。今天就来给大家分享一组“数据验证”的基础操作技巧。

技巧1：利用下拉选项输入性别

使用“数据验证”的“序列”功能，制作可选择下拉菜单。

操作要点：选项之间用英文状态的逗号进行分隔。

技巧2：F2键的妙用

有时候选项比较多，在输入“序列”的过程中来回切换中英文状态比较麻烦，想先把汉字输完，再输入逗号，这时候就需要用方向键来移动光标的位置，但是在实际操作的时候，就很容易出现状况。

在移动鼠标的时候会出现+$B$2这样的情况，新手往往就不知所措了。

有些老手可能会用鼠标配合定位光标的位置，但这样肯定不如直接用方向键方便。

遇到这种情况，先按一下F2键，再去移动光标就可以了。

技巧3：只复制下拉选项而不影响原来的格式

可以复制已经设置好下拉选项的单元格，然后粘贴到其他的单元格，但是原来的格式会受到影响。

能不能只复制下拉选项呢，其实用选择性粘贴就可以实现。

技巧4：选中单元格时出现提示信息

有的时候无法通过下拉选项来限制用户输入数据，但是又得让用户了解输入的规则，就需要用到提示信息。

例如在输入工号的时候，要显示以下提示内容：
1.请检查单元格是否为文本格式；

2.工号为六位数字的形式，前两位为部门编号，后四位为员工编号；

3.部门编号对应规则：人事部01，销售部02，采购部03，财务部04。

设置方法为：

技巧5：如何设置可以输入下拉选项以外的内容

通常下拉选项是严格限制输入内容的，不在选项范围内的数据不能输入。

但在有些情况下，我们想实现的是通过下拉选项控制最常用的一些输入内容，也允许输入不在选项里的内容。

操作方法为：

以上就是有关“数据验证”的基础操作技巧，你学会了吗？

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