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如何快速审阅和修改文档的结构与错误,这6个技巧一定要会!

 

作者:技术小瑶来源:部落窝教育发布时间:2021-05-31 10:26:46点击:3535

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编按:

日常工作中,除了有生产文档的作者、美化文档的排版师,还有审阅文档的“守门人”——编辑和校对者。文档审阅通常包含查阅、修改、校对等过程。因此,如何能够快速查看出纰漏,是“守门人”必学的技能,掌握这些技能,工作起来将事半功倍。


Hello,大家好!我是专(gǔ)解(líng)难(jīng)题(guài)的技术小瑶。

前两天,咱们分享了一篇加薪必会的技巧文章:Word怎么降级标题、怎么避免死机造成文档丢失等技巧反响很不错,有小伙伴留言说非常实用。

今天,小瑶化身编辑之友,特意汇总了6个关于文档审阅的快捷键技能,能帮助你快速审阅和修改文档,快来get这些技能吧!



1.Ctrl+Shift+8:显示/隐藏编辑标记

几十页的长文档,如果有多余的空格或者标记错误,想要快速地看出来,怎么办?

方法:按下【Ctrl+Shift+8】组合键,文档中会立即显示出段落、空格等标记,就像二郎神开了天眼一样,可以直接透视文档里面的种种格式标记,一目了然。


 

2.F7:快速检查语法

审阅文章,发现错误的内容时做出修改在所难免。所以,如果想快速查找并修改文章中错误的文字或有语法错误的句子,怎么办?

方法:按下【F7】键,在界面右侧将打开“编辑器”窗口,其中显示了可能存在错误的内容。对于出错的内容,可以点击“修改建议”,其中有格式和拼写的指导意见,直接在文档中对检查到的有语法错误的内容进行修改即可。


 

3.Alt+W+R:打开标尺

如果要查看文档的段落格式是否杂乱无章,或是调整内容的缩进方式(如,左缩进、右缩进、悬挂缩进、首行缩进等),怎么办?

方法:按下【Alt+W+R】组合键,打开标尺,可以很直观地看出段落的缩进方式,直接拖动标尺上的滑块可调整缩进方式。



小tips:按住【Alt】键,可以精准微调标尺。


4.Alt+W+K:打开导航窗格

文章的大纲层次和逻辑顺序,是一篇文章的重中之重。如果想快速地查看文章结构是否正确,或者是调整文章结构、快速定位到某个内容,怎么办?

方法:按下【Alt+W+K】组合键,打开【导航窗格】,能够快速定位到指定的文章内容,也可以快速调整内容的位置。若只想打印文章中某部分内容,也可以选中该内容的标题,点击鼠标右键,选择【打印标题和内容】。

 

 

5.Ctrl+Alt+M:插入批注

对于文章中有疑问或错误的内容,审阅者可通过插入批注,将自己的建议添加在批注中,便于原作者参考或修改。

方法:选择需要进行注释的内容,按下【Alt+Ctrl+M】组合键,此时,内容右侧会自动插入一个批注,其中包含了添加批注的用户名和时间,只需在批注中输入参考或修改建议即可。



6.Ctrl+Shift+E:打开或关闭标记修订功能

审阅文章时,对于错误的内容,如果直接在文中进行修改,发回给对方,对方可能很难找出我们修改了哪里,怎么办?

方法:按下【Ctrl+Shift+E】组合键,打开【修订】功能。此时,你的任何操作都将会被记录下来,并且修订的内容也会用不同于正文的颜色标记,这样对方就可以清楚地看到有哪些地方被修改了。待对方确认后,可以 “接受”修订或“拒绝”修订。



技巧提示:【批注】是只提意见,不作修改;【修订】是可以直接在文中进行修改,但可以拒绝修改。

好了,以上就是今天的6个超实用的Word文档审阅干货技巧分享,你学会了吗?别忘记动手练习呀~

 

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