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Word邮件合并高级用法:批量生成300份荣誉证书!

 

作者:时予来源:部落窝教育发布时间:2019-10-27 13:09:20点击:7702

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编按:

    Word中有一个功能叫“邮件合并”,可以将Excel中的数据自动生成到Word模板中,帮助我们在Word文档中完批量制作荣誉证书、录取通知书、邀请函、聘书、名牌、信封邮件合并工作


老板丢过来一张获奖名单,仔细一看,发现足足有300人,而且每一个人的奖项都还不一样。限时1小时,要我按人数马上制作出300份获奖证书。


这是在为难我胖虎啊!


还好我有杀手锏,只需用Word中的邮件合并功能,3分钟就能轻松搞定!

 

一、什么是邮件合并?


Word中的邮件合并功能,其实就是将一个主文档(固定不变的内容+需要发生变化的内容)与收件人相关的一系列数据源结合起来,最终批量生成一系列输出文档。


通俗的来讲,就是,类似于我们群发邮件时候,同一封邮件发送给多个人,但能快速且智能的分别显示出收件人的信息!

 

二、什么时候能够使用邮件合并?

场景一:如果需要制作或发送一些文档,其中部分内容是固定不变的,而另外一部份是可变的。而可变部份可以从数据源或Excel表中,合并过来的邮件文档时,如:获奖名单→奖状或荣誉证书;参会名单→需体现姓名、身份及座次号的参会邀请函等。


场景二:需要处理的文档数据量相对比较大时,这一功能能够让你成为公司最闪亮的崽!


综上所述,邮件合并功能就是拯救“流水线上的复制粘贴工”的重要技能!


它适合各种需要批量制作的场景,只要有数据源(无论是密密麻麻写满了各种信息的电子表格,还是内涵丰富,有着浩如烟海的“变数们”的数据库),只要你掌握并用上邮件合并操作,都能分分钟搞定,实现文档自动化,轻轻松松输出大批量的你所需要的文件。


不信,请看!(注,模板中红色区域为可变内容)。


三、案例操作示范

几分钟过去,老板刚刚交代的任务咱们还没动手做呢!

不用担心,只要学会用利用邮件合并功能,别说区区300份获奖证书,多少份都能分分钟搞定!

下面,咱们简单4步,就能批量制作出300人的获奖证书。


1.准备工作:


准备好一份奖状模板(Word)和一份表格的名单信息(Excel),保存到同一个文件夹中,方便合并邮件时调用。


2.开始合并邮件:


敲黑板,重点来了!


第一步:定基调,选择文档类型。


打开“荣誉证书”模板,点击工具栏的【邮件】-【开始邮件合并】-【普通Word文档】,这样就能确保最后制作出来的文档格式。当然,可以根据实际需要进行选择。



第二步:定范围,选择收件人。


接着,点击【选择收件人】-【使用现有列表】,选择已经保存在本机的数据源,弹出来的【表格 选项】的窗口上,对【选项】进行设置,勾选【表格】和【系统表】,确定后,弹出来的列表里选择我们保存了数据的【sheet1】,确定。


此时,数据就全部导入了。



 

第三步:锚定变化点,插入对应的合并域。


我们把需要变化的内容删除,替换成数据源。模板中这里用了红字的文本框进行区别,其目的是明确位置,并先一步设置好文本格式和字体大小。


那么,证书中要变化的内容是每一份奖状的“名字”和“奖项”,所以,在需要变化的地方选择【插入合并域】-【名字】/【奖项】,相应位置就会出现《名字》/《奖项》,即表示这里已经导入数据源的对应内容了。



然后,依次点击【完成并合并】-【编辑单个文档】-【合并记录】-【全部】,搞定!



这样,300份奖状就制作出来了,来!预览一下效果!

 


最后再把新的文档另存为保存起来,就OK了!


瞧!每个人对应的名字和奖项都被安排的明明白白的了!


熟练操作,3分钟不到,我们的300份奖状就做好了。不用复制粘贴,不用手忙脚乱,只需按照步骤处理,轻松简单!


同理可得,这个批量操作的法子,举一反三,不仅可以用来批量制作奖状,还能批量制作录取通知书、邀请函、聘书、名牌等,方便简单还不会出错!

 



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