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3个Word金牌技巧,个个都是排版必杀技!

 

作者:宝木辰来源:部落窝教育发布时间:2019-10-30 16:25:18点击:3149

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编按:

   排版长文档时,许多人对于文档的格式设置非常头痛,时常为此加班熬夜,今天小编将给大家分享3个快速设置文档格式的Word排版技巧,超级实用,快来瞧一瞧你是不是都已经知道了呢?


提起Word长文档排版,相信许多朋友对它略有畏惧,尤其是对行政人员、科研人员以及各行各业奋斗在一线文员岗位的朋友们。

究其原因,是因为文档格式的设置,每次写文档都要一遍遍的设置,浪费不少时间和精力不说,有时格式怎么都调不好,却又不知道问题出在哪里,怎能不让人“怀疑人生”!

今天小编将教你3个排版绝技,1分钟快速设置好文档格式。

1. 在文档间批量复制样式

在实际工作中,同类文档一般会使用相同格式,比如每月的工作总结、项目的分析报告、产品的营销策划方案、学术研究论文等等。

如果之前已经设置好了一份文档的样式,如下图所示的《2019年上半年经济运行情况的分析报告》文档。别让它闲着,可以直接将这份文档的样式复制到当前的新文档中使用。

案例讲解:在新文档中,快速应用与之一模一样的样式,该如何操作呢?

1步:打开“样式”管理器,导入设置好样式的目标文档,如下图所示。注意,选择文件时默认打开的是Word模板类型,应将文件类型修改为“所有文件”,以便找到已经设置好格式的文档。

2步:将目标样式复制到当前文档以替换现有样式。接下来,就可以直接在当前的文档中应用复制的样式啦!

2. 为带有统一标记的段落批量应用样式

文档排版时,有时候需要将段落中标记有特殊字符的段落应用特定样式,如下图所示。

 

案例讲解:将标记有aa的段落设置为“标题1”样式,那么,该如何操作呢?

1步:Ctrl+H键,打开“查找和替换”对话框, 在“查找内容“文本框中输入:aa

2步:将光标定位于“替换为”文本框中,点击【格式】-【样式】,打开“替换样式”对话框,选择“标题1”。(它的意思是:查找“aa”文字内容,为其应用“标题1”样式。)

这样,文档中所有标记了aa的段落将自动应用“标题1”样式,就实现了批量应用标题样式的目的。

特别提示:如果使用这种方法,为标题预设的标记应该确保独一无二,不会在正文中出现。

3. 为带有统一格式的内容批量应用样式

长文档排版时,想要同时选中文档中所有相同格式(红色或紫色)的文本,并应用样式,工作量很大,也比较麻烦,如下图所示。

案例讲解:将文档中所有的红色文本设置为“标题1“样式,该如何操作呢?

1步:选择任意一个要应用样式的红色文本,然后点击【开始】-【编辑】-【选择】-【选定所有格式类似的文本】。

2步:现在,可以看到所有红色格式的内容都被同时选中了。然后为其应用设置好的标题1样式即可。

提巧提示:格式相同的文本都可以通过“选定所有格式类似的文本功能”(或“选择格式相似的文本”)一键选中相同级别的文本。

以上就是今天要与你分享的内容,你学会了吗?打开Word练习一下吧!



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