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用什么方法核对ERP录入数据与销售清单数据是否一致?

 

作者:Excel应用之家来源:部落窝教育发布时间:2020-11-03 16:31:15点击:2790

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编按:

ERP录入数据和实际销售清单数据必须完全一致,包括单号、品类、规格、数量等等。那如何检查核对它们是否一致呢?可以用Excel来进行。分别把两份数据导入Excel中,然后将数据格式统一,并把要核对的每组信息合并成一条具有唯一性的数据,再使用Vlookup函数核对两者是否一致。

 

现在很多公司都有自己的ERP系统方便管理和数据处理。使用ERP,关键是确保录入的数据与实际发生数据如销售清单数据一致。

 

下面的两张图分别是销售签单后的销售清单(第一张)和根据销售清单录入ERP系统生成的订单(第二张)。为方便大家理解,这里只截取了两张表都有的共同字段——行号、阀门类型、规格型号、法兰连接型式和数量,隐蔽了其它一些和本例不相关的字段。

 

上述这些信息非常重要,必须100%正确,否则就会有比较严重的后果。因此,每次录入后,我们都要核对录入后的数据是否和销售清单完全一致。

 

图一:销售清单

 

图二:ERP订单

 

如何来检查核对呢?我们可以用Excel软件来检查和核对数据的一致性。
下面是检查核对数据一致性的过程和方法。

 

首先统一数据格式。

用软件核对数据的一致性的前提就是两方数据格式必须统一。不能甲数据用一、二、三,乙数据用123
大家仔细观察这两张表,会发现它们的某些数据格式不一致。比如阀门类型、规格型号和阀门连接型式等。

 

图三:两张表数据格式的差别

 

这给我们核对这两张表是否完全一致时带来了不便。因此我们首先要做的事就是统一数据格式。

 

第一步:统一阀门型号

销售清单B列、C列和D列右侧分别插入新列。

接下来在C列中输入公式“=RIGHT(B7,4)”并向下拖曳提取阀门的型号。

 

图四:统一阀门型号格式

 

第二步:统一规格

在单元格E2中输入“=LEFT(D2,2)&TEXT(RIGHT(D2,2),"0000")”并向下拖曳将规格变成4位数。

这里利用TEXT函数对提取出来的数字进行了格式化,使其满足长度为“4”的要求,如位数不足则用“0”补足。

 

图五:统一规格格式

 

第三步:统一链接型号

在单元格G2中输入公式=LEFT(F2,4)然后向下填充得到链接型号。

 

图六:统一链接型号格式

 

其次建立具有唯一性的用于比较的字符串。

 

由于必须根据行号来核对不同订单的阀门型号、规格、链接型号、订单数量等多个数据,所以我们考虑将阀门类型、规格型号、法兰连接型式、订单行号和订单数量用“&”依次连接起来,形成一个新的、具有唯一性的数据字符串实现多条件核查。

在销售清单的J2单元格中输入公式“==C2&E2&G2&A2&H2”并向下填充。

 

图七:建立销售清单唯一字符串

 

同样地,我们在ERP订单中也用“&”把相同的字段链接起来,形成一个新的字符串。

 

图八:建立ERP订单唯一字符串

 

最后利用VLOOKUP函数进行比较。

 

在销售清单K2单元格中输入公式=VLOOKUP(J2,ERP订单.XLS!$F:$F,1,0)并向下填充,比照K2抓取ERP订单中F列“唯一字段2”中的数据。

 

图九:抓取数据进行比较

 

 

凡是能正常抓取到信息的,都证明了阀门类型、规格型号、法兰连接型式、行号及订单数量是准确无误的。如果哪一行返回错误值,那么就针对性地对那一行的各个信息进行核对纠错就可以了。

 

为确保信息没有任何遗漏,我们可以以相同的方式在ERP订单中用VLOOKUP函数抓取销售清单中的其他重要信息,以确保两张表格中的数据无遗漏且唯一。

这样就确保了报价单中的信息和ERP订单中的信息是完全一致的。

 

好了,以上就是今天给大家分享的内容!

 

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