Excel运用规范1：一个单元格只记录一条信息
作者：老菜鸟来源：部落窝教育发布时间：2020-09-26 09:41:23点击：3108
编按：
这是一个由统计参加活动人员引发的故事。经常与数字打交道就需要有数字处理的思维，需要牢记不论何时开始统计分析都要从建立规范的数据源开始工作。规范的数据源第一条规矩就是一个单元格只记录一条信息。如果你忘了或者你没有按这条规则办事，那麻烦就会找上你，跪搓衣板也有可能。
因为赶一张成员统计表，错过了一个重要人物的电话；
因为错过了重要人物的电话，回家就跪了搓衣板。
这是一个真实的事，发生在笔者认识的一个朋友身上。朋友是挺聪明和有干劲的一个小伙子，是一家企业的统计人员。上周三下午，领导安排他统计一次大型活动的参加人员。
1.阿明身上发生了什么
阿明收到任务后，很快联系各个部门的负责人上报人员名单。很顺利，一个多小时后，阿明就收到各部门的上报，然后汇总得到这样的一个表格：
有毛病吗？
好像没毛病，但是交给领导后，领导要求后面加一列，把各部门参加人数统计上。
这是一个非常非常简单的要求。
用眼睛看，数数，然后手动输入人数？虽然可以，但很容易出错，因为后面还有生产2部，生产3部，都是密密麻麻一堆人名。
如果简单的人数都统计出错，估计本月奖金会泡汤。
阿明终究是个聪明人，通过百度和在部落窝Excel群里求助，很快就得到了一个解决方案。
在C2单元格输入公式为：=LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE(B2,"、",""))+1
然后下拉，从输入到下拉完成半分钟不到就得到了人数：
可是，真正的灾难才开始。
领导说，活动中有一项团队对抗赛，每个团队20人，请把所有人员分组。分组时，尽量打乱部门限制随机组团，余下不够一个团队的人就做后勤。
距离下班不到一个小时了，阿明紧张了。打乱部门随机组团，他自己能想到的就是手动逐个复制、粘贴姓名进行分组。虽然任务简单，但好几百人，逐个复制、粘贴将很费时，并且得当心重复复制。
阿明没有犹豫，一面在群里求助，一面用万能的百度搜索。
也许因为都忙于准备下班，也许是因为搜索关键词没有找准，五六分钟后阿明才得到一个方法，但是……
但是该方法要求人员如下面一样是纵向一列排列的。
我们的朋友阿明，傻眼了，看着时间滴答滴答的过去，头脑一时短路，没想去继续搜索怎么把单元格的多个内容提取出来排成一列。
而是立马投入紧张的复制粘贴手动分组中。
也就是在这个时候，电话响了，紧张工作中的阿明看也没看直接挂掉。
这是一个重要人物的重要电话，是阿明女友让他下班去接她的电话。
下班回家后，“悲惨”的事发生了，耙耳朵阿明跪了搓衣板。
2.为什么？
一个小小的成员统计安排任务，居然产生了这么大的后果！
是阿明流年不利吗？
是阿明工作不够机灵吗？
是阿明女友太霸道了吗？
……
都不是！
唯一的原罪就是阿明虽然是统计员，但缺乏数据思维，没有建立数据源的观念和习惯。
阿明很努力，但他只把自己当成了一个文员，而不是一个数据统计员。
如果阿明在联系各部门上报名单的时候直接要求大家用Excel文档上报，
如果阿明在汇总的时候按照数据人的习惯建立了数据源，
那么所有的求助、紧张的复制粘贴都不会发生。
因为有了规范的数据源，
利用数据透视表即可得到人数统计；
利用随机函数赋值再进行排名，再按排名顺序快速分组（就是阿明最后得到但没能使用的方法）……
也就是所有的混乱，紧张，重点并非阿明函数懂得少，而是阿明自己的操作习惯太会拉麻烦。
3.谨记
如果我们的工作常与数据打交道，那就一定要有不论何时都从建立规范数据源开始工作的理念和习惯。
在阿明这次事情的身上，我们至少可以学到一条规范：一个单元格只存放一个信息（数据）！
最后，我们来看看有规范的数据源，阿明统计人数、分组会是怎么进行的。
利用数据透视表统计人数非常快，不到1分钟完成：
利用函数进行分组也不到2分钟：
第一步，利用随机函数RAND和排名函数RANK为每个人随机排名
第二步，利用INDEX函数和MATCH函数，按1到251（共251人）的排名顺序依次分组
小结：
平时工作中遇到的很多问题，其实都是因为缺乏数据思维，缺乏规范的数据源造成的。
今天这个问题还算是容易的，有现成的公式套路，解决起来也不难。有时候群里的伙伴提出的问题，那个数据源真是乱，别说公式了，就算是用VBA也难以理出头绪。
总之养成良好的做表习惯，逐渐形成规范的数据思维，对于自己今后的工作是非常有好处的。
知识站：
这里简单解释一下文中统计人数的公式。
=LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE(B2,"、",""))+1
公式运用了LEN和SUBSTITUTE函数。
SUBSTITUTE是一个替换函数，可以在一个单元格中把指定的内容替换成别的内容。
SUBSTITUTE(B2,"、","")的意思就是把B2单元格中的顿号替换成空白（””表示空白），其实就是起到删掉顿号的效果。
LEN函数的作用，就是判断一个单元格或者公式结果的字数（长度）。
LEN(B2)可以得到B2单元格内的字数（字+符号），LEN(SUBSTITUTE(B2,"、",""))可以得到没有顿号的字数。
那么这和人数有什么关系呢？两者相减，就得到了顿号的个数，而人数就是顿号的个数加1。分析到这一步，公式我想大家都能看明白了。
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