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手把手教你用Word制作红头文件:主体行文规范

 

作者:时予来源:部落窝教育发布时间:2021-05-17 13:49:36点击:10433

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编按:

在前面的 “保姆级教程!手把手教你用Word制作红头文件”系列教程中,咱们学习了红头文件的页面设置方法和顶部版头的制作技巧。今天,咱们接着讲一讲红头文件的主体的行文规范


红头文件主要由版头、主体、版记三部分构成。其中占有文件篇幅最大的部分就是文件的主体,即首页红色分隔线(不含)以下、末页首条分隔线(不含)以上的部分。其中包含了标题、主送机关、正文、结构层次序号、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章等

主体是用来表述“这份文件是讲的是什么内容,要呈送给谁,安排谁去处理什么问题等等”,而由于红头文件的规范性和权威性,这一部分的行文需要注意其格式和行文规范。

因此,接下来咱们将按照行文规范,详细讲解红头文件主体的各组成部分的行文格式及注意事项。

 

一、标题

标题的格式通式:发文机关名称+关于+事由++文种(通知/请示/报告/决定/决议等),比如:XXX有限公司关于召开职工大会的通知。

格式要求:

标题是在红色分隔线下空二行位置,二号方正小标宋字体,一行或多行居中排版。

示例图:


提示:由于小编电脑中未安装方正小标宋字体,这里偷个小懒,演示中用其他字体代替,这里主要为大家介绍制作方法。

 

二、主送机关

 

公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关的统称。

格式要求:

标题下空一行位置,一般用三号仿宋字体,居左顶格,回行时也需顶格。如果是同类型或者同级别机关名称,用顿号隔开。不同类型的,则用逗号进行分隔。最后一个机关名称的后面,需使用全角冒号。

示例图:


三、公文正文

 

正文:是公文的主体,是用来表述这一份公文的主要内容,具体事项的,必须在首页就要出场。

格式要求:

主送机关下一行为正文,段落间距为固定值28磅,每个自然段左空2个字回行顶格,使用三号仿宋字体。

示例图:


正文中若有小标题,格式如下:

一级标题:“一、”,使用字体是三号黑体字;

二级标题:“(一)”,使用字体是三号楷体字;

三级标题:“1. ” ,使用字体是三号仿宋字;

四级标题:“(1)”,使用字体是三号仿宋字。 

提示:仿宋体字尽量用“仿宋_GB2312(即国标仿宋),不要用”仿宋”。

 

四、附件说明及附件

 

附件说明:是指公文附件的顺序号和名称。

格式要求:

附件说明位于正文下方空一行位置,左空二格,使用三号仿宋字体,后标全角冒号和附件名称。

如有多个附件,则需要使用阿拉伯数字标注顺序号,附件名称后不加标点符号(如“附件:1. ×××”)。如果附件名称比较长,那么在回行的时候要注意,换行后要确保与上一行附件名称的首字对齐。

示例图:

 

附件:是公文正文中的部分内容,主要包括与公文正文相关的文字材料、数据、名单、图表、细则等。这些内容如果放在正文中,往往容易隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。因此,通常将其从正文中拿出来,以附件的形式单独表述(注:公文附件是正文内容的组成部分,与正文具有同等效力)。

格式要求:

另起一页排版,不得与正文同页,但与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排,编排在左上角第一行。附件标题居中编排在第三行,使用二号方正小标宋字体。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。


 

五、发文机关署名和成文日期

 

1.发文机关署名
发文机关署名指在公文最后,需要签署上发文机关的全称或者规范化简称。

格式要求:

在正文(或附件说明)后空三行位置,使用三号仿宋字体,居右顶格排版。单一机关行文时,发文机关署名要在成文日期之上,以成文日期为准居中编排。

2.成文日期
成文日期是成文日期公文签发的日期。如果是多部门联合行文,只签署最后签发部门负责人签发的日期。

格式要求:

在发文机关署名下方,右空4个字符排版。应当用阿拉伯数字将年、月、日标全,不设虚位。比如“2021510日”,而非“20210510日”或“二零二一年五月十日”。

示例图:


 

六、印章

 

印章:来到最后一步了,就是要给咱们的公文加上“封印”,即加盖发文机关印章。

格式要求:

印章加盖要端正,居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期处于整个印章中心偏下的位置,而印章顶端应上距正文一行之内。印章用红色,不得出现空白印章。

(注:这里时予偷了个懒,用红圈代替印章,仅给各位讲解制作方法)。

示例图:


提示:如果是联合行文,按照印章的盖章格式要求,应将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,印章之间排列整齐、互不相交相切,每排印章两端不能超过版心的范围,每排最多放三个印章。

以上就是今天的全部内容,你学会了吗?赶紧分享给其他朋友一起学习,做一个快乐的专业打工人吧!

 

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