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学会这3招,变身组织会议小能手

 

作者:技术小瑶来源:部落窝教育发布时间:2021-08-16 11:26:26点击:1040

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编按:

会议,是日常工作中的重要组成部分。作为一名办公人员,当你被领导安排组织会议并做好会议跟进时,应该怎样高效地去完成呢?一起来看看吧!


总公司又迎来了五年一次的述职大会,会务部门由平时的很忙变成了超级忙,早已经不会闻“会”色变的他们,也久违地瑟瑟发抖起来!Sunny小姐姐作为“忙人”的一员,最近也常常陷入“茫然”的状态。

因为这次述职大会,各地区分公司的参会人员共有100多个人,Sunny小姐姐不仅要统计参会人员名单,还要制作签到表,以及通知参会人员会议细节等,工作量巨大。

幸好,刚入职的新同事TommySunny小姐姐支了3招,把这些事儿的难度降低了几个量级,下面我们一起来看看吧!


一、“腾讯文档”在线收集表单,自动汇总成Excel数据

在以往的各种会议前,Sunny小姐姐都是将各分公司发来的Word统计名单文档或Excel人员统计表,依次打开并将其中的人员名单复制粘贴汇总成新的名单,这样做非常耗时且麻烦。

同事Tommy给她分享的这招,利用“腾讯文档”在线收集数据,高效地解决了这个痛点。

操作方法:

1.打开并登录腾讯文档(https://docs.qq.com,点击“十”号,新建收集表。

2.在打开的界面中提供了大量的模板供用户选择,选择需要的模板即可。当然,也可以新建“空白收集表”,根据自己的需要设置收集主题和问题。



 

3.设置好“在线收集表”后,再设置收集的截止时间、是否允许填写人修改结果提交多份等,然后点击“发布”。




4.此时,咱们就可以把设置好的表单链接分享给各分公司人员,当他们填写信息之后,只需点击“收集结果”按钮,即可自动汇总成Excel表,查看、导出、复制、修改等任君选择,是不是非常方便。




友情提示:腾讯文档是一款可多人协作的在线文档,可以完成不同场景下的信息收集、记录和整理,支持WordExcelPPT等多种文档格式。与其类似的工具还有阿里出品“语雀”(https://www.yuque.com)和金山办公出品的“金山文档”(https://www.kdocs.cn)。

 

二、在Word中快速制作“签到表”

Sunny小姐姐正勤奋地在Word中录入参会单位名单和参会人员名单时,Tommy经过她身旁问:“你这是在做什么?”,Sunny小姐姐回道:“做签到表啊!”。

Tommy扶额叹了口气,说:“把会议通知中的参会单位名单稍加处理,就可以秒变‘签到表’了,你不知道吗?”。

操作方法:

1.首先,把参会单位名单复制到Word中,按【Ctrl+H】打开“查找和替换”对话框。

2.在“查找内容”中输入“、(顿号)”(注:这里根据文档中的间隔符号进行填写),在“替换为”中输入“^p(段落标记)”,点击“全部替换”按钮。




3.将鼠标光标定位在开始处,按【Enter】键添加空行。然后全选所有内容,点击【插入】-【表格】-【文本转换为表格】-【确定】,签到表的雏形就出来了。




4.选中整个表格,点击【布局】-【合并】-【拆分单元格】,对单元格进行拆分,然后录入表头内容。

5.最后,按【Ctrl+Shift+Enter】组合键在表格上方插入空行,录入表格标题,签到表就大功告成了。



效果如下:

 

三、利用微信“群发助手”快速发送会议通知

Sunny小姐姐深吸一口气说:“前两个大麻烦终于解决了,但是,还有个大难题,需要挨个儿给各参会人员发送会议通知,这太费时了”。

Tommy掏出手机说:”直接用“群发助手”就好啦,可以一次发送,多人同时收到,而且是私聊的效果哟,既便捷又体现了尊重”。

操作方法很简单:

在微信搜索“群发助手”,然后选择要发送通知的对象,在内容框中录入要发送的信息,发送即可。



友情提示:用群发助手发出去的通知,在个人聊天记录里是不会出现的,所以重要信息应该注明“收到请回复”,以确认参会人员是否都获悉这条消息。

以上就是今天的全部内容啦!如果觉得文章有启发,点个“在看”吧!么么哒!

 

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