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Word中如何将手动编号变为自动编号?

 

作者:曹光庆来源:部落窝教育发布时间:2020-07-21 15:00:34点击:9824

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编按:

    在各类报告、策划书或论文文档中,使用编号是非常常见的,如果文档中是手动输入的编号,一旦调整起来就非常麻烦。那么,如何快速将手动编号批量替换成自动编号呢?下面给大家分享几个简单的方法,提高效率就靠它。



在我们日常工作中经常会对一些问卷或者试题里面的内容进行编号,大部分人都是使用的手动编号,但是这样做会给后期处理带来麻烦。

比如,后期需要增加条目或者删减条目,或者移动条目位置的话,其他部分条目的编号可能也需要进行相应的更改。如果编号特别多,这样做不仅费时费力,而且也容易出错。

今天,小编就教大家如何将手动编号变成自动编号的方法。

如下图,如何将这些手动的编号,变成自动编号呢?



解决方法01

其实方法很简单,操作步骤如下:

Step01 首先选中1-6个条目。

Step02 点击【开始】-【编号】按钮就可以啦!原来的手写数字编号自动变成自动编号,而且原来的手写编号也自动被删除了。


思路解析

因为这里的手写编号都是连续排列的阿拉伯数字,Word会自动识别并转换成自动编号。如果其中有不连续的编号,将会出现错误,如下图所示:


原本的第(4)条,被误写成了第(8)条。如果直接点击【编号】按钮,结果是下面这样:


编号发生错乱,在这种情况下,又该如何解决呢?

解决方法02

当然,遇到这个问题,可以手动改成连续编号之后,再应用上面的解决思路,完全是可行的。

但是,我们学习Word的目的就是要提高工作效率,所以对于大批量的自动编号来说,这里建议使用查找替换的方法批量删除不连续的编号。

操作步骤如下:

Step01 按【Ctrl+H】键打开【替换】对话框,在【查找内容】中输入“([0-9]{1,}),【替换为】不输入任何内容,然后点击【全部替换】按钮删除所有手动编号。

Step02 选中所有条目,然后点击【开始】-【编号】按钮即可。


思路解析

利用“查找替换”将原来的手动编号全部删除,然后再应用自动编号功能。

([0-9]{1,})”代码解析如下:

(”和“)”:其中的左右圆括号是在英文半角状态下输入的,属于特殊字符,在查找的时候前面必须加上反斜杠“

[0-9]代表09中任意一个数字。

{1}代表前面一个或者一个以上的数字,合在一起就是查找一位或者一位以上的数字组合。当然我们这里只有一位数字编号,也可以省略不用。

上面介绍了如何批量将不同段落的手动编号变成自动编号。但是大家有没有发现,以上方法都只适用于不同段落之间的自动编号。

如果是同一段落或者是同一行之间,需要自动编号的话,该怎么办呢?如下图所示:



解决方法03

Step01 在文档任一位置按【Ctrl+F9】输入一对域括号(),在里面写上seq+空格+a,结果是这样:然后选中它按【Ctrl+X】键剪切。

PSseq表示序列的意思,后面的a换成其他任意字母都可以。域代码的意思是:对字母a进行顺序编号,出现第一次就返回1,出现第二次就返回2,以此类推。)

Step02 按【Ctrl+H】键打开【替换】对话框,在【查找内容】中输入“([0-9])”,【替换为】中输入“(^c)”,然后点击【全部替换】按钮。

PS^c代表剪贴板里面的内容。)

Step03 将所有的编号全部选中,按下【F9】键刷新即可。


如果项目有增加或者删除,又或是调换位置等,只要选中这些带有域代码的编号,按下【F9】键刷新一下,所有的编号就会自动按顺序重新排好了。

『总结』

今天我们学习了将手动编号变成自动编号的方法,对于不同段落的手动编号,使用的是查找替换结合自动编号来处理;对于同一段落的手动编号,则使用的是查找替换结合域代码来处理。因此,日常办公过程中,咱们需要根据不同的情况使用不同的方法噢!

 

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