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手把手教你用Word制作红头文件:3步搞定版头

 

作者:时予来源:部落窝教育发布时间:2021-05-06 15:55:01点击:13856

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编按:

制作红头文件的过程中,难点在于顶部的版头部分。因此,今天时予将教各位用Word制作版头


红头文件主要由版头、主体、版记三部分构成。
首页红色分隔线以上的部分称为版头;首页红色分隔线(不含)以下、末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

其中,版头由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人和分隔线构成。一般情况下,涉密的文件需要标注份号、密级和保密期限、紧急程度,不涉密文件一般不标。

因此,今天咱们就来学习不涉密红头文件的版头是怎么制作的?

 

1.制作发文机关标志

发文机关标志就是申明这份文件是由哪个机关、单位或者企业发出,例如XXXXX公司文件、XXXXXX市文件等。当发文机关全称或规范化简称比较长时,可以去掉“文件”二字。

字体要求:推荐使用小标宋,字号以醒目美观为原则,颜色为红色,居中显示。同时,要注意字距应适中,不宜太密。

操作方法:



提示:由于小编电脑中未安装小标宋字体,偷个小懒,演示中用仿宋字体代替,这里主要为大家介绍制作方法。

 

2.制作发文字号

发文机关标志下面空二行(约20mm),就是文件的发文字号,由发文机关代字、发文年份和发文顺序号三个要素组成。

字体要求:平行文或下行文的文号字体为三号仿宋,颜色为黑色,居中显示;年份需要用全称4位,六角括号“﹝﹞”括入;发文序号使用阿拉伯数字,不编虚位0,如5号文件及直接输入“5”号,不加“第”字,但需要加“号”字。

操作方法:


 

如果是上行文,则还要加入“签发人”,这个时候发文字号就要【居左空一字】显示。(注:“签发人”这几个字用三号仿宋字体,签发人姓名则用三号楷体,【居右空一字】显示。)

 

3.制作红色分隔线

发文字号下4mm处为红色分隔线,建议线宽设置为1.5磅。

操作方法:

选中文字所在行,然后点击【开始】-【段落】-【边框】-【边框和底纹】,在打开的对话框中设置【颜色】为“红色”,【宽度】为“1.5磅”,点击【确定】按钮。

再次点击【边框】按钮,选择【下框线】,红色分隔线就制作好啦!



 

4.随用随取小妙招

将制作好的版头保存在自动图文集库里,可随用随取,简单高效。

操作方法:

选中整个版头,点击【插入】-【文档部件】-【自动图文集】-【将所选内容保存到自动图文集库】,打开【新建构建基块】对话框,在【名称】文本框中输入关键词“版头”,点击【确定】按钮。


 

取用方法:

当咱们下次需要制作红头文件时,只需要在文档中输入“版头”,按下【Enter】键,即可立即得到一个版头。然后只需更改发文机关标志、发文字号等文字内容即可,非常方便。



是不是超级简单,你学会了吗?

这样高效且一劳永逸的方法,赶紧分享给其他朋友一起学习,做一个快乐的专业打工人吧!

 

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