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多表汇总好工具:合并计算

 

作者:小窝来源:部落窝教育发布时间:2023-11-27 16:30:08点击:324

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编按:

合并计算可以实现一到多个工作表的汇总。如果你的函数不熟练,那合并计算就是你多表汇总的超级工具之一。它既可以自动去重汇总整类数据,又可以按条件汇总特定数据,如按单条件汇总、按多条件汇总、用通配符汇总等等。

 

很多伙伴不了解合并计算,或者对合并计算一知半解,因此在涉及汇总的时候总想着用函数、数据透视表等。实际上,多表汇总中合并计算是你的超级好用工具之一:

1)它克服数据透视表只针对单个工作表的缺点,既可以用于一个工作表,也可以用于多个工作表;

2)它克服函数复杂的缺点,只需几步操作就能完事。

 

下面我们全面了解合并计算。

 

首先感受合并计算的神妙

需要汇总sheet1sheet2中各产品销售数量与销售金额。

 

 

首先,因为是两个工作表,数据透视表就不用考虑了。

其次,用函数的话,也比较麻烦:首先用公式①去重筛选出各种产品,然后用公式②和③按条件汇总各自的销售数量和金额。

 

图形用户界面, 文本, 应用程序
描述已自动生成

 

但如果用合并计算,很简单啊!!

 

图形用户界面, 应用程序, 表格, Excel
描述已自动生成

 

10秒钟左右,只是点几下鼠标就完成了汇总。

这就是合并计算的优势!

 

何为合并计算?

就是将一个或者多个工作表的数据汇总到主工作表。

位于“数据”功能卡“数据工具”功能组中。

 

 

合并计算的合并原理

合并计算按两种方式合并表格。

第一种,按位置合并相同位置的数据。

就是将多个工作表相同位置的数据进行合并,适合数据标签和顺序都相同的数据。譬如下方。

 

 

合并运算中只要不勾选“首行”“最左列”标签,就是采用同位置合并

 

图形用户界面, 应用程序
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第二种,按类别合并同类别的数据

类别包括列标签和行标签,合并计算会把行列标签相同的数据合并,而不管数据顺序如何。只要勾选“首行”“最左列”就表示按类别合并。

它能:先去重,后按条件汇总。开篇感受就是这样的。

 

图形用户界面, 应用程序
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如何按类型合并呢?

首先是各数据标签,它们按照去重相加的方式合并。

 

图示
描述已自动生成

 

然后是各标签下的数据,按照设定的运算函数“求和”“计数”“平均值”等做条件求和、条件计数、条件平均等。

 

 

合并计算的妙用

一个工作表也可以合并计算,如下方。但一个工作表合并计算用数据透视表更灵活,所以,小窝将重点分享多个工作表的合并计算。

 

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1)单条件汇总特定数据

开篇我们感受了自动去重汇总所有产品的数据。我们也可以只汇总某个特定产品的数据,譬如只汇总A产品的销售金额。

Step 01 输入如下汇总条件和汇总项目。A是汇总条件,金额是汇总项目。

 

表格
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Step 02 执行合并计算,完成A产品的金额汇总。

 

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说明:只是拾取一个单元格就开始合并计算,会对整个引用区域进行汇总;而拾取具有行列标签的多个单元格后开始合并计算,将按行列标签进行条件汇总。

 

2)多条件汇总特定数据

譬如下方需要按姓名和产品汇总金额。

 

表格
描述已自动生成

 

由于合并计算的标签只限于首行和最左侧列,因此无法直接按“刘宏”“B”两个并列条件进行汇总。此时需要添加辅助列把两个条件合并为一个条件后再做汇总。

Step 01 在汇总表中增加一列,合并姓名和产品列。

 

图形用户界面, 应用程序, 表格
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Step 02 对源数据的两张工作表做同样处理。

 

图示, 示意图
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Step 03 执行合并计算完成汇总。

 

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3)使用通配符汇总

支持按通配符汇总。譬如汇总“万”姓人员和所有姓名是两个字的人员的业绩。

 

表格
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操作与以往一样,如下。

 

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4)比较两份数据的不同

利用合并计算中的计数运算可以比较两份数据的不同。具体请看《合并计算快速查人员变动》

 

5)汇总并自动更新

汇总表与源数据必须位于不同的Sheet中,才能启用合并计算中的“创建指向源数据的链接”选项,创建可自动更新的汇总。

譬如按姓名汇总素材中Sheet4的金额,并且要能自动更新。

Step 01 在新工作表Sheet5中输入汇总标签:姓名、金额。

 

表格
描述已自动生成

 

Step 02 选中A2:B2,执行合并计算。

 

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这时得到的合并计算结果如同分类汇总。

 

表格, Excel
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单击加号展开明细数据,看得更明白。

 

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Step 03 当前刘宏的金额是13276。切换到Sheet4中,在F2中将刘宏的金额增加1万,再返回到Sheet5中,可以看到刘宏的金额变成了23276

 

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总结:

合并计算可以汇总一到多个工作表中的数据,汇总时比函数简单。

1)拾取一个单元格,可以对引用区域的数据自动去重汇总。

2)提前输入汇总条件和项目并选中,可以按指定条件汇总。

3)支持通配符汇总。

4)多条件汇总需要用辅助列变成单条件汇总。

5)勾选“创建指向源数据的链接”选项可以实现汇总数据的自动更新。

 

Ok,如果函数不熟,合并计算就是我们超级好用的汇总工具之一,同意吗?

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